CA vencido: o que fazer e quando o EPI não pode ser entregue
Os passos para regularizar um CA vencido, o que a NR-6 diz sobre comprar, entregar e continuar usando, e por que o sistema recusa a entrega em vez de só avisar.
Suspenda a entrega desse EPI e consulte no CAEPI se o fabricante renovou o CA. Se renovou, atualize a validade no cadastro do produto. Se não renovou, substitua o EPI por outro com CA válido.
Depende de quando o CA venceu. Comprar EPI com CA vencido a NR-6 não permite (6.9.2.1). Para o EPI comprado com CA válido, ela manda o fornecimento observar as condições de armazenamento e o prazo de validade do equipamento informados pelo fabricante (6.9.2.1.1), e o item não fala da validade do CA. O EPI Manager é mais rígido: recusa a entrega de todo EPI cujo CA está vencido na data da entrega, mesmo o comprado com CA válido, e diz o motivo na tela. O porquê está mais abaixo.
O que fazer quando o CA vence
- Não entregue o EPI enquanto o CA estiver vencido. No EPI Manager isso já acontece: a retirada é recusada, o estoque não é debitado e nenhuma ficha é gerada até o cadastro voltar a ter CA válido.
- Consulte o CA no CAEPI. Use o número gravado no equipamento que está no seu estoque e veja na consulta pública do Ministério do Trabalho e Emprego se o CA foi renovado. Na ficha do produto, o EPI Manager mostra o que a base oficial do CAEPI diz desse CA: a situação, a validade oficial e a data da base em uso.
- Se o CA foi renovado com o mesmo número, atualize a validade. Quando a exportação do CAEPI já traz a renovação, o sistema copia a validade nova para o cadastro na sincronização diária, sem ninguém digitar. A exportação do Ministério sai com atraso. Se o CA foi renovado depois dela, o administrador digita a validade nova no cadastro do produto. Toda mudança de validade fica na trilha de alterações do produto, com a data e quem gravou, inclusive a feita só para liberar uma entrega.
- Se o fabricante tirou um CA novo, com outro número, confira o equipamento. Vale o CA gravado no equipamento, e o que está no estoque com o número antigo continua com o CA antigo, mesmo que o cadastro mude. Cadastre o EPI que chega com o número novo e lembre que o CA declarado no eSocial também muda: veja como manter o CA do S-2240 igual ao CA entregue.
- Se não houve renovação, substitua o EPI. Cadastre no catálogo o novo equipamento, com CA válido, e troque o antigo pelo novo na matriz EPI × função das funções que usavam o antigo. O produto antigo pode ser excluído do catálogo, com o motivo registrado.
- Ache todos de uma vez. Na tela Produtos, o filtro “CA vencido” lista os produtos com CA vencido ou com data ilegível. O painel mostra a pendência “CA vencido — regularizar”, com link para essa lista.
- Não refaça o que já foi entregue. Cada entrega guarda o CA que valia naquele dia, e atualizar ou trocar o cadastro não muda comprovante antigo. Sobre o EPI que já está com o trabalhador, veja a terceira linha da tabela abaixo.
A entrega volta a funcionar assim que o cadastro tiver CA válido. Para não chegar a esse ponto, o aviso de 30 dias dá tempo de fazer esses passos antes de a entrega parar.
Três situações que se confundem
| Situação | O que a NR-6 diz | No EPI Manager |
|---|---|---|
| Comprar ou receber EPI com CA vencido | Não pode: o EPI deve ser comercializado com CA válido (6.9.2.1). | O catálogo mostra o CA vencido em vermelho e o painel cobra. |
| Entregar EPI comprado com CA válido, cujo CA venceu no estoque | O fornecimento observa as condições de armazenamento e o prazo de validade do equipamento informados pelo fabricante (6.9.2.1.1). O item não fala da validade do CA. | Bloqueia a entrega mesmo assim, por escolha do sistema: não debita estoque, não gera ficha. Esse estoque só sai pelo sistema depois que o cadastro do produto tiver um CA válido. |
| Continuar usando EPI já entregue, cujo CA venceu depois | O mesmo item (6.9.2.1.1): vale a validade e a conservação do próprio equipamento, informadas pelo fabricante. | A ficha da entrega registra o CA válido naquela data. A troca é cobrada pela vida útil do EPI, não pelo CA. |
Na norma, a segunda e a terceira situação caem no mesmo item: depois da compra, o que conta é a guarda e a validade do equipamento. Quem separa as duas é o EPI Manager. O EPI que já está com o trabalhador continua em uso, e bloquear quem usa um EPI cujo CA venceu ontem seria pedir mais que a norma. O EPI que ainda está no almoxarifado só sai com CA válido, porque a entrega gera uma ficha nova, e é essa ficha que alguém vai ler depois.
O que acontece no sistema
Ao confirmar uma retirada, o EPI Manager lê a validade do CA de cada item na data da entrega. Se algum estiver vencido, ou se a data gravada não for legível, a entrega inteira é recusada: o estoque não é debitado, nenhum comprovante é gerado e a tela mostra qual produto e por quê.
A mesma regra vale para retirada por kit e para a entrega múltipla: um item vencido bloqueia o conjunto, porque o débito de estoque é atômico. Ou tudo é entregue, ou nada é.
“Data ilegível” bloqueia igual
Bases importadas de planilha trazem datas como 31/02/2024, 2024-13-45 ou simplesmente quando der. Um sistema que interpreta “não consegui ler a data” como “deve estar válido” está absolvendo por falta de informação. O EPI Manager faz o contrário: data que não parseia impede a entrega, e o catálogo lista esses produtos com o filtro “CA vencido” para conserto.
Antes de vencer: o aviso de 30 dias
Produto com CA vencendo em até 30 dias aparece em amarelo no catálogo e no painel. É o tempo de consultar o fabricante, conferir se houve renovação e atualizar o cadastro sem parar a entrega.
Por que bloquear, e não só avisar
Porque o aviso é ignorado no dia em que há pressa, e é sempre nesse dia que a ficha é assinada. Um comprovante assinado pelo trabalhador com um CA que estava vencido naquele dia é a melhor prova que um perito pode pedir contra a empresa. Isso vale também para o EPI comprado com CA válido: a ficha mostra o número do CA e a data da entrega, não a nota de compra, e quem consulta esse CA depois vê que ele estava vencido no dia da assinatura. O bloqueio custa uma ida ao cadastro; o aviso ignorado custa a reclamatória.
Esta é uma das quatro recusas deliberadas do sistema. As outras: não dizer “em dia” sobre base zero, não restaurar produto excluído, não sobrescrever evidência.
Perguntas frequentes
Onde consultar a validade de um CA?
Na consulta pública de CA do Ministério do Trabalho e Emprego (sistema CAEPI). O número gravado no equipamento é o que se consulta. O EPI Manager guarda a validade no cadastro do produto e a confere contra a exportação oficial do CAEPI, baixada todo dia: CA cancelado ou suspenso bloqueia a entrega mesmo dentro do prazo.
Com que frequência a base do CAEPI é atualizada? E se o download falhar?
O sistema baixa a exportação oficial do Ministério do Trabalho uma vez por dia. Se o download falhar, a cópia anterior continua valendo e nada é bloqueado por isso; a ficha de cada produto mostra a data da base em uso. A própria exportação do Ministério nem sempre é diária, por isso uma validade maior digitada pelo administrador prevalece sobre a da base até ele confirmar — um CA renovado depois da exportação apareceria vencido por engano.
O EPI comprado com CA válido pode ser usado depois que o CA vence?
A NR-6 não amarra esse caso à validade do CA. Ela exige CA válido na compra (6.9.2.1) e, depois de adquirido o EPI, manda o fornecimento observar as condições de armazenamento e o prazo de validade do equipamento informados pelo fabricante (6.9.2.1.1). Para o EPI que já está com o trabalhador, o que a norma manda olhar é a validade e a conservação do próprio equipamento. Para o que ainda está no estoque, o EPI Manager é mais rígido que a norma e bloqueia a entrega com CA vencido, porque a ficha nova levaria o número de um CA que já estava vencido no dia da assinatura.