Por quanto tempo guardar a ficha de EPI
A norma de EPI não diz. As normas que dependem da ficha dizem, e o prazo delas é longo.
A NR-6 não fixa prazo para guardar o registro de entrega de EPI. Mas a ficha é a prova que sustenta documentos com prazo definido: a NR-7 manda manter o prontuário do empregado por, no mínimo, 20 anos após o desligamento, e a NR-1 manda manter o histórico do inventário de riscos por, no mínimo, 20 anos. Guardar a ficha pelo mesmo prazo evita ter o risco documentado e a proteção sem prova.
O que a NR-6 diz
O item 6.5.1, alínea d, manda a organização “registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico”, e o item 6.5.1.1 acrescenta que o sistema eletrônico deve permitir a extração de relatórios. A norma diz como registrar; não diz por quanto tempo guardar.
Os prazos que puxam a ficha junto
- NR-7 (PCMSO). O prontuário do empregado é mantido por, no mínimo, 20 anos após o desligamento, salvo previsão diversa nos anexos da norma.
- NR-1 (gerenciamento de riscos). O histórico das atualizações do inventário de riscos ocupacionais é mantido por, no mínimo, 20 anos, ou pelo período de norma específica.
- Constituição, art. 7º, XXIX. “ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho.” Para doença ocupacional, que pode aparecer anos depois da exposição, os tribunais do trabalho têm contado o prazo a partir da ciência inequívoca da incapacidade, e não da época em que o EPI foi entregue.
O inventário de riscos diz a que agente o trabalhador estava exposto; o prontuário, como estava a saúde dele; a ficha de EPI, com que proteção. Os três respondem à mesma pergunta, e ela pode chegar décadas depois.
O que precisa durar 20 anos
- O registro. Colaborador, EPI, número e validade do CA, quantidade e data de cada entrega.
- A assinatura. O papel assinado, ou a evidência da assinatura eletrônica, ligado ao registro.
- A leitura. Um formato que abra daqui a 20 anos sem depender do programa que o gerou.
- A cópia. Mais de um lugar, e pelo menos um sob a guarda da própria empresa.
No EPI Manager
Cada comprovante é tratado como evidência de retenção de 20 anos: nada é sobrescrito e a exclusão fica registrada com autor e data. O administrador baixa a cópia completa pela tela, quando quiser, em formato aberto (banco SQLite, planilhas CSV e todos os comprovantes em PDF), e recebe um lembrete todo mês. Se a relação terminar, a conta fica em somente-leitura com a exportação liberada. Veja também o que a ficha de EPI precisa conter.
Perguntas frequentes
Pode descartar a ficha de EPI depois que o colaborador sai da empresa?
A NR-6 não fixa prazo, mas descartar a ficha logo após o desligamento deixa sem prova a proteção de um período cuja saúde a NR-7 manda documentar no prontuário por, no mínimo, 20 anos após o desligamento.
A ficha de EPI digital vale pelo mesmo prazo?
Vale como registro: a NR-6 admite sistema eletrônico (6.5.1, d). O cuidado é o registro existir e continuar legível pelo prazo inteiro, com cópia em formato aberto guardada pela própria empresa.