Planilha de controle de EPI: o que ela resolve e onde ela falha
Para quem controla EPI no Excel hoje: o que continua funcionando, o que a fiscalização vai perguntar que a planilha não responde, e como migrar sem digitar tudo de novo.
Uma planilha de controle de EPI resolve a busca: quem recebeu o quê, quando, e quando vence. Ela não resolve a integridade: qualquer célula pode ser alterada sem rastro, a assinatura do trabalhador fica fora do arquivo, e nada impede de entregar um EPI com CA vencido. Para uma empresa pequena, começando, ela é um bom primeiro passo. Ela para de servir no dia em que alguém pergunta “prove”.
O que a planilha resolve bem
- Índice. Uma linha por entrega, filtros por colaborador e por EPI. É o que a pasta de fichas não tem.
- Vencimentos. Uma coluna de vida útil e uma fórmula dão a próxima troca. Funciona enquanto alguém abre a planilha.
- Custo zero. Sem implantação, sem mensalidade, sem treinamento.
Onde ela falha, e o que a fiscalização cobra
| O que a fiscalização pergunta | A planilha | Um sistema que recusa |
|---|---|---|
| Quem alterou esta linha, e quando? | Não sabe. Célula editada não deixa rastro. | Toda edição de cadastro grava valor antigo, novo, data e autor. Retirada gerada não se edita. |
| Cadê a assinatura do trabalhador? | Numa ficha de papel, em algum lugar. A planilha não a contém. | Comprovante numerado com hash, assinado à caneta e anexado de volta ao registro. |
| Este EPI tinha CA válido na data? | Depende de alguém ter conferido antes de entregar. | Entrega bloqueada com CA vencido ou data ilegível. |
| Este comprovante é o original? | Não há como saber. | Hash recalculado a partir do registro; se não bate, alguém mexeu. |
| Quem tinha o EPI da função e quem não tinha? | Uma fórmula, se alguém a escreveu e mantém. | Matriz por função e pendência automática no painel. |
Como sair da planilha sem perder o histórico
O histórico da planilha não precisa ser digitado de novo. O EPI Manager importa colaboradores, catálogo de EPI e matriz por função a partir da própria planilha, colando as colunas, e mostra o que entendeu antes de gravar. As entregas antigas continuam nas fichas de papel, como sempre estiveram; as novas nascem no sistema. A partir do primeiro dia, cada entrega tem comprovante, hash e bloqueio de CA.
Se você usa planilha hoje, a página Ficha de entrega de EPI mostra o que o comprovante precisa ter, e a home mostra o sistema tela a tela.
Perguntas frequentes
Existe modelo de planilha de controle de EPI para baixar?
Existem muitos, e qualquer um serve para começar: colunas de colaborador, função, EPI, CA, validade do CA, quantidade, data e vida útil. Esta página não distribui arquivo. Ela mostra o que a planilha resolve e onde ela para de resolver, para você decidir com critério.
A planilha vale como registro de entrega para a NR-6?
A norma admite livros, fichas ou sistema eletrônico (6.5.1, d). A planilha pode ser o índice, mas a prova da entrega é a assinatura do trabalhador, e assinatura não cabe numa célula. Na prática a planilha aponta para uma ficha de papel, e a ficha é o que vale.
Quando trocar a planilha por um sistema?
Quando alguma destas três frases ficar verdadeira: ninguém sabe quem alterou uma célula; uma ficha assinada não foi encontrada quando pediram; ou um EPI foi entregue com CA vencido sem ninguém perceber. As três são o que a planilha não impede.