Ficha de EPI na perícia: o que o sistema prova
As perguntas que um perito faz sobre um sistema de ficha de EPI, e onde o EPI Manager mostra a resposta.
Numa perícia sobre ficha de EPI, o perito verifica se o sistema permite data retroativa, se uma entrega pode ser alterada depois, se o papel apresentado confere com o registro e quem fez cada coisa. No EPI Manager, a data é sempre a do servidor, a retirada não tem tela de edição, todo comprovante tem hash e QR, e a cópia completa sai pela tela.
A data da entrega
A data e a hora de cada entrega são as do servidor no instante do registro. Nenhuma tela tem campo de data de entrega: nem a retirada, nem a retirada de kit, nem a importação de planilha, e isso vale também para o administrador. Cada entrega grava ainda o usuário que a registrou.
O comprovante sai com a data da entrega original, e a segunda via impressa anos depois repete essa data, nunca a do dia da reimpressão.
A entrega depois de registrada
Não existe tela para alterar uma retirada. O que existe é a exclusão, restrita ao administrador e gravada na trilha de auditoria com quem excluiu, quando e o que foi excluído. As alterações no cadastro de produto, onde mora a validade do CA, também ficam gravadas: valor antigo, valor novo, data e autor.
O papel e o registro
Todo comprovante sai numerado, com os termos de responsabilidade, o CA de cada item e, no rodapé, um hash e um QR. Na tela Verificar comprovante, o sistema recalcula o hash a partir do registro: se o papel e o banco contam a mesma história, confere. O CPF não aparece na verificação.
O que o comprovante afirma é congelado no ato da entrega: nome, função e matrícula de quem recebeu, e nome, fabricante e CA de cada EPI. Cada item pode levar o motivo da entrega (primeira entrega, troca por desgaste, dano ou extravio). A ficha assinada à caneta é digitalizada e anexada à retirada que a gerou, e um anexo novo nunca apaga o anterior.
O uso, além da entrega
A Súmula 289 do TST diz que fornecer o EPI não basta: a empresa tem de tomar as medidas relativas ao uso efetivo do equipamento. Na ficha de cada colaborador ficam as orientações de uso, as inspeções (usando corretamente, de forma incorreta ou sem o EPI) e as advertências por não uso, cada uma com a data do servidor e quem registrou, sem edição depois de gravada.
A advertência sai em PDF para assinatura, com o fundamento da CLT (art. 158, parágrafo único, alínea “b”). O dossiê do colaborador, também em PDF, junta as entregas, o número e o hash de cada comprovante e os registros de uso num documento só.
O CA na data da entrega
O sistema recusa a entrega quando o CA do EPI está vencido ou com data ilegível, e também quando o CA consta como cancelado ou suspenso na base oficial do CAEPI, mesmo dentro do prazo. A validade oficial é atualizada todo dia a partir da exportação do Ministério do Trabalho.
A cópia para a perícia
O administrador baixa a cópia completa pela tela, quando quiser: o banco de dados em formato aberto (SQLite), planilhas CSV com cada item entregue, o motivo e o usuário que registrou, todos os comprovantes em PDF, as fichas assinadas e os checklists de fiscalização. Tudo abre sem o EPI Manager, em qualquer computador.
Os dados do trabalhador
Só o que o registro de EPI precisa: nome, CPF, função, matrícula, setor e o histórico de entregas. O CPF sai mascarado no comprovante impresso. Nenhum dado biométrico ou de saúde é coletado. Detalhes em Segurança e LGPD; o que a ficha precisa conter está em Ficha de entrega de EPI.
Perguntas frequentes
O sistema permite registrar entrega de EPI com data retroativa?
Não. A data e a hora de toda entrega são as do servidor no momento do registro, e nenhuma tela tem campo para informá-las: nem a retirada, nem a retirada de kit, nem a importação de planilha, nem para o administrador.
Uma entrega pode ser alterada depois de registrada?
Não existe tela de edição de retirada. A exclusão é só do administrador e fica gravada na trilha de auditoria: quem excluiu, quando e o que foi excluído.
Como conferir se a ficha de EPI apresentada é a original?
Pelo QR ou pelo número e o hash impressos no rodapé. Na tela Verificar comprovante, o sistema recalcula o hash a partir do registro e diz se o papel confere, sem mostrar o CPF.
Dá para saber quem registrou cada entrega?
Sim. Cada entrega grava o usuário que a registrou, além da data e da hora do servidor.
Como provar que a empresa fiscalizou o uso do EPI?
Na ficha de cada colaborador ficam as orientações de uso, as inspeções e as advertências por não uso, com a data do servidor e quem registrou. O dossiê do colaborador, em PDF, junta esses registros às entregas e aos comprovantes com hash.
Como entregar o histórico de EPI para uma perícia?
O administrador baixa a cópia completa pela tela, a qualquer momento: o banco em formato aberto (SQLite), planilhas CSV, todos os comprovantes em PDF, as fichas assinadas e os checklists. Tudo abre sem o EPI Manager.