Ficha de entrega de EPI: o que ela precisa ter para provar

O que a NR-6 exige

A redação vigente da NR-6 (Portaria MTP nº 2.175/2022) trata do registro na alínea d) do item 6.5.1: cabe à organização “registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico”. O item 6.5.1.1 completa: “o sistema eletrônico, para fins de registro de fornecimento de EPI, caso seja adotado, deve permitir a extração de relatórios”.

A norma não fixa um modelo de ficha. O modelo sai do que a ficha precisa provar.

Os campos que uma ficha de EPI precisa ter

O comprovante que o sistema gera

É este, campo a campo, com dados de demonstração. O mesmo documento sai em PDF, pronto para imprimir em A4, com o QR de verificação no rodapé: baixar este comprovante em PDF.

Papel, planilha ou sistema?

A ficha de papel responde à pergunta do fiscal no dia em que é assinada. Ela para de responder em algum ponto entre a assinatura e a pergunta: mudança de sala, saída do técnico, enchente, planilha com três versões. A planilha resolve a busca, mas não a integridade: qualquer célula pode ser editada sem rastro e ninguém confere o CA na data da entrega.

Um sistema resolve os dois problemas se, e só se, ele recusar as coisas que tornam o registro inútil: entregar com CA vencido, sobrescrever comprovante, apagar sem rastro. É essa a diferença entre um sistema de gestão de EPI e um gerador de PDF. Veja como o EPI Manager faz isso na prática e por que ele bloqueia CA vencido.

Como provar que a ficha não foi alterada

Todo comprovante sai com um hash de 16 caracteres no rodapé e um QR. O hash é calculado sobre o número da ficha, o tipo, a data da entrega, o colaborador e cada item com seu CA. Ele não é guardado em lugar nenhum: nasce do registro toda vez. Na tela Verificar comprovante, quem tem o papel na mão digita o número e o hash (ou aponta a câmera para o QR) e o sistema recalcula a partir do que está no banco hoje. Se bate, papel e registro contam a mesma história. Se não bate, um dos dois mudou, e o perito tem por onde começar.

O papel assinado à caneta volta para o sistema: a foto ou digitalização da ficha assinada é anexada à retirada que a gerou, e um segundo anexo nunca apaga o primeiro. A partir daí, a retirada, o comprovante com hash e o papel assinado ficam ligados num registro só. O que mais um perito verifica num sistema de ficha de EPI está em Ficha de EPI na perícia.

Validade da ficha, validade do CA e prazo de guarda

Três prazos que costumam ser confundidos, e que não têm nada a ver um com o outro:

• A ficha não tem validade. Ela registra uma entrega que aconteceu numa data. Não “vence”: vale como prova daquela entrega enquanto existir e for legível. O que vence é o EPI, pela vida útil, e a próxima entrega gera outra ficha.
• O CA tem validade (NR-6, 6.9.2), e o que importa é a validade na data da entrega. Um CA que venceu depois não invalida a ficha; um CA que já estava vencido no dia da entrega faz da ficha prova contra a empresa. Por isso o sistema imprime o CA por item e bloqueia a entrega com CA vencido.
• O prazo de guarda é de quem responde pela empresa, não da ficha: a NR-6 não fixa, e o registro é cobrado em fiscalização, perícia e reclamatória por até 20 anos. Ver abaixo.

Ficha de EPI de terceirizado e temporário

A obrigação de fornecer e registrar o EPI é de quem emprega (NR-6, 6.5.1). No terceirizado, quem emprega é a prestadora: é ela que fornece, registra e guarda a ficha. A contratante, porém, responde solidariamente pelas condições de segurança no seu estabelecimento (NR-1), e por isso costuma exigir cópia da ficha ou a comprovação de entrega antes de liberar o acesso. No temporário, a empresa de trabalho temporário é a empregadora e o registro é dela. Nos dois casos, o cadastro do trabalhador no sistema pode marcar a empresa de origem no campo de função ou setor, e a ficha sai com o mesmo hash e o mesmo bloqueio de CA.

Por quanto tempo guardar a ficha

A NR-6 não fixa prazo de guarda. A ficha, porém, é usada em três situações com prazos próprios: fiscalização do trabalho, perícia de insalubridade ou aposentadoria especial e reclamatória trabalhista. Doença ocupacional pode ser reclamada anos depois da saída do trabalhador, e a jurisprudência aplica prescrição de até 20 anos. Por isso o comprovante do EPI Manager declara “Retenção legal 20 anos” e o sistema trata cada registro como evidência: sem sobrescrita, exclusão auditada, histórico exportável.

Perguntas frequentes